Dział I
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania,
- wiarygodności sprawozdań,
- ochrony zasobów,
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- zarządzania ryzykiem,
oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych Urzędzie Transportu Kolejowego UTK:
Część A
✓ w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Część B
- w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część C
- nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:
✓monitoringu realizacji celów i zadań,
✓samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,
✓procesu zarządzania ryzykiem,
✓audytu wewnętrznego,
- kontroli wewnętrznych,
✓kontroli zewnętrznych,
✓innych źródeł informacji.
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.
|
………………………………………… (miejscowość, data)
|
………………………………………….. (podpis kierownika jednostki) |
Dział II
1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.
Nie stwierdza się zastrzeżeń dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego w 2017 r. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego, na podstawie wyników kontroli zewnętrznych, wyników zarządzania ryzykiem, a także oceny audytu wewnętrznego i samooceny kontroli zarządczej, ocenione zostało w 2017 r. na poziomie wystarczającym.
2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
W związku z brakiem zastrzeżeń dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego w roku ubiegłym, w 2018 r. planowane jest dalsze doskonalenie technik zarządczych, służących utrzymaniu funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz wprowadzenie do Instrukcji kontroli zarządczej analizy ryzyka opartej o normę PN-ISO 3100:2012 „Zarządzanie ryzykiem. Zasady i wytyczne”. Ponadto planuje się wdrożenie projektu E-Bezpieczeństwo. Jego celem jest integracja danych o bezpieczeństwie z wielu źródeł, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępu do aplikacji podmiotów rynku i innych interesariuszy Urzędu. Stworzenie centralnej, jednolitej bazy danych pozwoli na zapewnienie spójnego zasobu informacji. Zaawansowane mechanizmy analityczne projektowanej aplikacji pozwolą na proaktywne reagowanie na zagrożenia bezpieczeństwa w transporcie kolejowym i sprawne zarządzanie informacjami.
Dział III
Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:
W dziale II oświadczenia za 2016 r., w związku z brakiem zastrzeżeń dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego, nie zostały wskazane działania konieczne do realizacji w 2017 r. Działania w ramach kontroli zarządczej zostały skoncentrowane na doskonaleniu technik zarządczych zapewniających funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.
Natomiast na podstawie informacji pochodzących z procesu zarządzania ryzykiem, informacji pochodzących z samooceny kontroli zarządczej oraz oceny audytu wewnętrznego nt. funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego, stwierdzono:
1) w ramach prowadzonej działalności, zrealizowano zadania określone na 2017 r., w odniesieniu do priorytetów ustalonych dla poszczególnych obszarów działalności Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego. Przeprowadzono działania dostosowujące do zmiany ustawy kodeks postępowania administracyjnego. Został nadany przez Prezesa Rady Ministrów statut oraz opracowano nowy regulamin organizacyjny UTK i regulaminy poszczególnych komórek organizacyjnych.
2) w ramach zadań wykonywanych w obszarze kontroli zarządczej przez Zespół ds. kontroli zarządczej, powołany Zarządzeniem Nr P.021.46.2016 Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego z dnia 8 listopada 2016 r. w sprawie Zespołu ds. kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego, zostały wykonane wszystkie zaplanowane działania, w szczególności:
a. dokonano analizy i oceny istotności ryzyk oraz mechanizmów kontroli wskazanych przez właścicieli ryzyk;
b. opracowano rekomendacje dot. działań w obszarach, dla których określono ryzyko na poziomie nieakceptowalnym;
c. dokonano przeglądu Instrukcji kontroli zarządczej;
d. przeprowadzono warsztaty „Kontrola zarządcza ze szczególnym uwzględnieniem analizy ryzyka” z udziałem członków Zespołu ds. kontroli zarządczej.
2. Pozostałe działania:
1) W ramach wewnętrznej działalności komórek organizacyjnych, dokonano szeregu usprawnień i wzmocniono nadzór nad wykonywanymi zadaniami, m.in.: usprawniono system realizacji spraw, planowania prac komórek organizacyjnych oraz prowadzenia prac legislacyjnych;
2) Kontynuowano Akademię UTK, w ramach której realizowane są szkolenia i warsztaty skierowane do podmiotów rynku kolejowego (Akademia Wiedzy Kolejowej) oraz pracowników Urzędu (UTK dla UTK);
3) Powołano Pełnomocnika Prezesa UTK do spraw etyki oraz dokonano przeglądu systemu zarządzania działaniami antykorupcyjnymi;
4) Powołano Rzecznika Różnorodności w celu zapewnienia skutecznego stosowania zasad równego traktowania i niedyskryminacji, jak i uwrażliwienia pracowników UTK na problemy drugiego człowieka oraz stosowania Karty Różnorodności, będącej pisemną deklaracją o charakterze międzynarodowym, zobowiązującą organizacje do wprowadzenia zakazu dyskryminacji w miejscu pracy i działania na rzecz tworzenia i promocji różnorodności, której UTK;
5) Wprowadzono dodatkowe zabezpieczenia zapewniające bezpieczeństwo informacji (m.in. w sprawie szyfrowania danych kadrowo-płacowych w Urzędzie Transportu Kolejowego);
6) Wprowadzono procedurę postępowania dotyczącą działań windykacyjnych należności publicznoprawnych w trybie egzekucji administracyjnej w Urzędzie Transportu Kolejowego;
7) Został przeprowadzony przez Biuro Certyfikacji Systemów Zarządzania Polskiego Rejestru Statków S.A. audyt systemu zarządzania jakością ISO 9001:2008 obejmujący realizacji zadań Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego w zakresie ochrony praw pasażerów;
8) Wdrożono Zintegrowany System Informatyczny Wspomagający Zarządzanie Zasobami, umożliwiającego gromadzenie, przechowywanie, informowanie, przetwarzanie, udostępnianie danych i dokumentów. System poprzez swoje moduły wspomaga pracę w zakresie m.in. finansów, księgowości, kadr, płac, majątku trwałego, zamówień publicznych;
9) Usprawniono sposób prezentacji treści i komunikacji przez stronę internetową;
10) Opracowano dokumentację dla projektu E-Bezpieczeństwo;
11) Wdrożono projekt System Obsługi Licencji Maszynisty (SOLM) umożliwiający uzyskanie licencji maszynisty bez konieczności wizyty w Urzędzie;
12) Zorganizowano konferencję „Dostępność kolejowych obiektów obsługi podróżnych”, podczas której prezentowana była opracowana we współpracy z Politechniką Gdańską „Ekspertyza w zakresie dostępności kolejowych obiektów obsługi podróżnych z niepełnosprawnościami oraz ograniczoną możliwością poruszania się”;
13) Kontynuowano projekt „Kampania Kolejowe ABC” (m.in. spotkanie z udziałem Pierwszej Damy, rozstrzygnięcie konkursu Torowisko to nie boisko) oraz uzyskano dofinansowania projektu ze środków UE Funduszu Spójności na lata 2017-2020. Projekt został objęty patronatem Rzecznika Praw Dziecka, Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Infrastruktury i Budownictwa.