BIP - Urząd Transportu Kolejowego Oświadczenie Prezesa UTK o stanie kontroli zarządczej za 2016 rok - Przedmiot działalności -

Dział I

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:

• zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
• skuteczności i efektywności działania,
• wiarygodności sprawozdań,
• ochrony zasobów,
• przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
• efektywności i skuteczności przepływu informacji,
• zarządzania ryzykiem,

oświadczam, w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych Urzędzie Transportu Kolejowego (UTK):

Część A

✓    w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B

-    w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część C

-    nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część D

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:

✓    monitoringu realizacji celów i zadań,

✓    samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,

✓    procesu zarządzania ryzykiem,

✓    audytu wewnętrznego,

¨    kontroli wewnętrznych,

✓    kontroli zewnętrznych,

✓    innych źródeł informacji.

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

Dział II

1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.

Nie stwierdza się zastrzeżeń dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego w 2016 r. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego, na podstawie wyników kontroli zewnętrznych, wyników zarządzania ryzykiem, a także oceny audytu wewnętrznego i samooceny kontroli zarządczej, ocenione zostało w 2016 r. na poziomie wystarczającym.

1. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

W związku z brakiem zastrzeżeń dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego w roku ubiegłym - w 2017 r. planowane jest dalsze doskonalenie technik zarządczych, służących utrzymaniu funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Dział III

Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

W dziale II oświadczenia za 2015 r., w związku z brakiem zastrzeżeń dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego, nie zostały wskazane działania konieczne do realizacji w 2016 r. Działania w ramach kontroli zarządczej zostały skoncentrowane na doskonaleniu technik zarządczych zapewniających funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Natomiast, na podstawie informacji pochodzących z procesu zarządzania ryzykiem, informacji pochodzących z samooceny kontroli zarządczej oraz oceny audytu wewnętrznego nt. funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Transportu Kolejowego, stwierdzono:

1. w ramach prowadzonej działalności, zrealizowano zadania określone na 2016 r., w odniesieniu do priorytetów ustalonych dla poszczególnych obszarów działalności Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego. Jednocześnie ustalono najistotniejsze obszary, w których należy zintensyfikować działania w roku 2017, szczególnie odnośnie nowych zadań określonych w ustawie o transporcie kolejowym;
2. w ramach zadań wykonywanych w obszarze kontroli zarządczej przez Zespół ds. Kontroli Zarządczej, powołany Zarządzeniem nr 10/2014 Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego z 15 września 2014 r. ze zm., zostały wykonane wszystkie zaplanowane działania, w szczególności:

1. dokonanie analizy i oceny istotności ryzyk oraz wskazanych przez właścicieli ryzyk,  mechanizmów kontroli;
2. opracowanie rekomendacji dot. działań w obszarach, dla których określono ryzyko na poziomie nieakceptowalnym;

dokonanie przeglądu procedury kontroli zarządczej.

2. Pozostałe działania:

1. Dodatkowo, w ramach wewnętrznej działalności komórek organizacyjnych dokonano szeregu usprawnień i wzmocniono nadzór nad wykonywanymi zadaniami, m.in.: podjęto działania służące ustandaryzowaniu wewnętrznych procesów związanych z realizacją w obszarze realizacji spraw, w tym także prowadzenia uzgodnień formalno-prawnych i prac legislacyjnych oraz wzmocniono system komunikacji wewnętrznej Intranet, który w aktywny sposób jest źródłem informacji i wiedzy dla pracowników.
2. Wprowadzono nowe formy szkoleń - powołano Akademię UTK, w ramach której realizowane są szkolenia i warsztaty skierowane do podmiotów rynku kolejowego (Akademia Wiedzy Kolejowej) oraz pracowników Urzędu (UTK dla UTK).
3. Kontynuowano prace związane z rozszerzeniem usług realizowanych przez platformę e-puap i utworzono w centrali i oddziałach terenowych punkty potwierdzające profil zaufany.
4. Realizowane były także zadania w ramach Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014-2019, tj.: koordynowano prace dotyczące przeciwdziałania korupcji realizowane w ramach w/w programu, m.in. poprzez udział w konferencjach i szkoleniach poświęconych tematyce przeciwdziałania korupcji i konfliktowi interesów. Równocześnie wszelkie publikacje i poradniki związane z tym zakresem zostały udostępnione pracownikom w Intranecie.
5. Mając ma celu dbałość o transparentność działalności i gwarantowanie standardów kodeksu etyki  służby cywilnej opracowano i wdrożono Kodeks etyki pracowników UTK, a także podjęto działania zmierzające do powołania Pełnomocnika Prezesa do spraw etyki.
6. W celu zapewnienia skutecznego stosowania zasad równego traktowania i niedyskryminacji, jak i uwrażliwienia pracowników na problemy drugiego człowieka, Rzecznik Osób Niepełnosprawnych (powołany w 2015 r.), którego głównymi zadaniami są, m.in.: ochrona interesów pracowników z niepełnosprawnościami, pomoc w integracji pracowników z niepełnosprawnościami z pozostałymi pracownikami, nawiązanie współpracy z organizacjami pozarządowymi działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych i o ograniczonej możliwości poruszania się, wypracowanie zasad współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Transportu Kolejowego zatrudniającymi w swoich strukturach osoby z niepełnosprawnościami, podjął szereg inicjatyw, np. opracowanie i publikacja „Poradnika dobrych praktyk, czyli jak pracować w różnorodnym zespole”.
7. Zintensyfikowano działania informacyjno-promocyjne w obszarze edukacji pasażerów (akcje „Dzień Pasażera”, „Kolejowe ABC”). Prowadzono systematycznie kampanie na rzecz zwiększania świadomości pasażerów o przysługujących im prawach oraz możliwości i sposobach dochodzenia roszczeń.
8. Opracowano i wdrożono projekt „Deklaracja w sprawie rozwoju kultury bezpieczeństwa w transporcie kolejowym” oraz konkursu kultury bezpieczeństwa związanego z upowszechnianiem zasad bezpieczeństwa wśród pracowników spółek kolejowych.