W Urzędzie Transportu Kolejowego przechowywane są w formie fizycznej i elektronicznej następujące zbiory danych, powstałe w wyniku jego działalności:
1. Ewidencja doradców do spraw bezpieczeństwa przewozu koleją towarów niebezpiecznych
komórka prowadząca: Departament Organizacyjno-Prawny
2. Ewidencja podmiotów prowadzących kursy początkowe i doskonalące dla kandydatów na doradców i dla doradców ds. bezpieczeństwa przewozu koleją towarów niebezpiecznych
komórka prowadząca: Departament Organizacyjno-Prawny
3. Rejestr skarg i wniosków
komórka prowadząca: Departament Organizacyjno-Prawny
4. Wykaz licencjonowanych przewoźników kolejowych
komórka prowadząca: Departament Regulacji Transportu Kolejowego
5. Wykaz przedsiębiorców kolejowych ubiegających się o udzielenie licencji na wykonywanie przewozów kolejkowych osób, rzeczy oraz na udostępnianie pojazdów trakcyjnych
komórka prowadząca: Departament Regulacji Transportu Kolejowego
6. Wykaz zarządców infrastruktury udostępniających swoją infrastrukturę kolejową przewoźnikom kolejowym
komórka prowadząca: Departament Regulacji Transportu Kolejowego
7. Wykaz licencjonowanych przewoźników kolejowych posiadających własną infrastrukturę kolejową;
komórka prowadząca: Departament Regulacji Transportu Kolejowego
8. Archiwum zakładowe
komórka prowadząca: Biuro Administracyjno-Budżetowe
9. Akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków o zatwierdzenie dokumentacji technologicznych systemu utrzymania eksploatacyjnego pojazdów szynowych w cyklu przeglądowo – naprawczym.
komórka prowadząca: Departament Nadzoru Eksploatacyjnego i Bezpieczeństwa Ruchu
10. Rejestr decyzji zatwierdzających dokumentacje technologiczne systemu utrzymania eksploatacyjnego pojazdów szynowych w cyklu przeglądowo – naprawczym.
komórka prowadząca: Departament Nadzoru Eksploatacyjnego i Bezpieczeństwa Ruchu
11. Akta administracyjne związane z rozpatrywaniem wniosków o zatwierdzenie przepisów wewnętrznych określających: zasady i wymagania dotyczące bezpiecznego prowadzenia ruchu kolejowego i utrzymania infrastruktury kolejowej, warunki techniczne oraz zasady i wymagania organizacyjne związane z utrzymaniem i eksploatacją pojazdów kolejowych.
komórka prowadząca: Departament Nadzoru Eksploatacyjnego i Bezpieczeństwa Ruchu
12. Rejestr decyzji zatwierdzających przepisy wewnętrzne określające: zasady i wymagania dotyczące bezpiecznego prowadzenia ruchu kolejowego i utrzymania infrastruktury kolejowej, warunki techniczne oraz zasady i wymagania organizacyjne związane z utrzymaniem i eksploatacją pojazdów kolejowych.
komórka prowadząca: Departament Nadzoru Eksploatacyjnego i Bezpieczeństwa Ruchu
13. Rejestr decyzji administracyjnych wstrzymujących ruch kolejowy lub wprowadzających jego ograniczenie na linii kolejowej lub jej odcinku w razie stwierdzenia zagrożenia bezpieczeństwa ruchu kolejowego lub bezpieczeństwa przewozu osób i rzeczy.
komórka prowadząca: Departament Nadzoru Eksploatacyjnego i Bezpieczeństwa Ruchu
14. Rejestr decyzji administracyjnych wyłączających lub ograniczających eksploatację pojazdu kolejowego, gdy nie spełnione są wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 20, art. 23 ust. 4 pkt 1 i art. 24 ust. 5 ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym.
komórka prowadząca: Departament Nadzoru Eksploatacyjnego i Bezpieczeństwa Ruchu
15. Ocena stanu bezpieczeństwa ruchu kolejowego.
komórka prowadząca: Departament Nadzoru Eksploatacyjnego i Bezpieczeństwa Ruchu
16. Wewnętrzny rejestr wypadków i katastrof.
komórka prowadząca: Departament Nadzoru Eksploatacyjnego i Bezpieczeństwa Ruchu
17. Raporty roczne z funkcjonowania rynku klejowego
komórka prowadząca: Departament Regulacji Transportu Kolejowego
18. Rejestr świadectw dopuszczenia do eksploatacji typu budowli i urządzeń przeznaczonych do prowadzenia ruchu kolejowego i świadectw dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego
komórka prowadząca: Departament Zezwoleń Technmicznych i Interoperacyjności
19. Rejestr świadectw bezpieczeństwa
komórka prowadząca: Departament Zezwoleń Technmicznych i Interoperacyjności